Copilot Studion avulla rakennut agentit soveltuvat hyvin työpaikoille, joissa tiedon hallinta on tärkeää ja Co-Pilot muutoinkin käytössä. Yksinyrittäjätkin voivat hyötyä tästä, mutta he voivat joustavammin hyödyntää esimerkiksi ChatGPT:n agenttitilaa.
Mikä ihmeen Copilot Studio?
Microsoft Copilot Studio on low-/no-code-työkalu, jonka avulla organisaatiot voivat rakentaa räätälöityjä tekoälyagentteja ilman syvällistä ohjelmointiosaamista. Agentteja voidaan hyödyntää monipuolisesti esimerkiksi Teamsissa, SharePointissa, Microsoft 365 Copilot -chatissa tai jopa suoraan yrityksen verkkosivuilla.
Copilot Studion avulla tekoäly siirtyy pelkästä kysymyksiin vastaajasta itsenäiseksi toimijaksi. Se pystyy paitsi hyödyntämään organisaation sisäistä tietoa, kuten SharePointin tai OneDriven tiedostoja, myös suorittamaan tehtäviä automaattisesti käyttäen Power Automate -työnkulkuja, omia API-rajapintoja tai jopa käyttöliittymiä ilman varsinaista ohjelmointirajapintaa (API).
Copilot Studion käyttöskenaarioita
Copilot Studiolla voidaan rakentaa esimerkiksi työvuorosuunnitteluagentti, joka kokoaa automaattisesti pohjan vuoroluettelolle pari päivää ennen sen julkaisua. Agentti lukee HR-järjestelmästä työntekijöiden lomat, poissaolot ja työsopimusten tuntimäärät, tarkistaa edellisistä viikoista kuka on ollut aamu- tai iltavuoroissa ja huomioi työaikalainsäädännön lepoaikavaatimukset.
Näiden tietojen pohjalta agentti muodostaa ajastetusti ehdotuksen seuraavien viikkojen työvuorolistoiksi: kuka on aamussa, illassa ja viikonloppuvuoroissa, ketkä ovat varalla ja missä kohdin resurssit eivät riitä. Esihenkilö saa ilmoituksen uudesta ehdotuksesta Teamsissa, voi käydä sen läpi, tehdä tarvittavat muutokset ja julkaista listan – manuaalinen excel-pyörittely ja lomatoiveiden sovittelu vähenee olennaisesti.
Samankaltaisia agentteja voi rakentaa muun muassa asiakaspalveluun, henkilöstöhallintoon tai vaikkapa taloushallinnon käyttöön.
Hinnoittelun perusteet
Copilot Studion käyttöön liittyy useita eri hinnoitteluvaihtoehtoja riippuen siitä, kuinka agentteja aiotaan hyödyntää organisaatiossa:
1. Standalone Copilot Studio
Prepaid-paketti: $200/kk, sisältää 25 000 Copilot Creditiä. Kapasiteettia voidaan jakaa organisaation sisällä.
Pay-as-you-go: Ei kiinteitä kustannuksia, vaan maksu kulutuksen mukaan Azure-tilille, hinta $0,01 per Copilot Credit.
2. Microsoft 365 Copilot -lisenssi
Noin 30 €/käyttäjä/kk – tällä ”normaalilla maksullisella” Co-Pilot -lisenssillä käyttäjät voivat rakentaa agentteja Copilot Studion lite-versiossa ja julkaista ne suoraan Microsoft 365 -ympäristöön, kuten Teamsiin tai SharePointiin. Käyttö näissä kanavissa on usein ilmaista, eli se ei kuluta Copilot Creditejä lainkaan. Tämä on loistava vaihtoehto yrityksille, joilla on jo käytössään M365 Copilot -lisenssit, mutta tämä ei vastaa rakennusmahdollisuuksiltaan täyttä Copilot Studiota.
3. Ilmainen kokeilu
Microsoft tarjoaa ilmaisen kokeiluversion, jossa agentteja voi rakentaa ja testata, mutta ei julkaista laajempaan käyttöön.
Copilot Credit -kulutuksen perusteet
Käyttökustannukset määräytyvät agenttien suorittamien operaatioiden mukaan:
- Generatiivinen vastaus: 2 CC
- Klassinen vastaus: 1 CC
- Agentin suorittama toiminto (esim. flow-kutsu): 5 CC
- Tenant Graph Grounding (organisaation laajuinen tieto): 10 CC
- Flow-toiminnot: 13 CC per 100 toimintoa
- Deep reasoning -työkalut: 100 CC per 10 vastausta
Käytännössä esimerkiksi päivittäisessä asiakaspalvelukäytössä verkkosivuilla, jossa agentti palvelee 300 asiakasta päivässä generatiivisilla ja klassisilla vastauksilla, kustannukset voivat olla noin $990 kuukaudessa. Mikäli agenttia käytetään M365-kontekstissa lisensoiduille käyttäjille, monet operaatiot ovat zero-rated eli eivät kerrytä lisäkustannuksia lainkaan.
Seuraavaksi syvennymme askel askeleelta käytännön esimerkkiin siitä, miten yrityksesi voi rakentaa ja julkaista oman tekoälyagentin Copilot Studiolla.
Oman agentin rakentaminen Copilot Studiolla
Tässä osassa opasta käymme vaihe vaiheelta läpi, miten rakennat oman tekoälyagentin Copilot Studion avulla. Esimerkkinä toimii työvuoroagentti, joka auttaa esihenkilöitä ja henkilöstöhallintoa työvuorosuunnittelussa sekä antaa työntekijöille mahdollisuuden tarkistaa vuoronsa ja tehdä muutospyyntöjä helposti.
Vaihe 1: Valmistele tarvittava yritystieto
Ennen agentin luomista kokoa yhteen kaikki työvuorosuunnittelussa tarvittavat tiedot. Näitä tietoja ovat esimerkiksi työvuorolistat, henkilöstön ja tiimien kokoonpanot, eri työntekijöiden pätevyydet, lomat ja poissaolot sekä työaikamääräykset ja säännöt.
Hyvä käytäntö on keskittää nämä tiedot esimerkiksi yrityksen SharePoint-sivustolle tai vastaavaan paikkaan. Varmista, että tiedot ovat ajantasaiset ja selkeästi määritelty, jotta agentti voi hyödyntää niitä tehokkaasti.
Vaihe 2: Agentin luominen Copilot Studiossa
Kun tarvittava tieto on valmiina, voit luoda työvuoroagentin Copilot Studion avulla kirjautumalla Copilot Studioon. Luo uusi agentti ja anna sille selkeä roolimääritelmä, joka sisältää esimerkiksi sen, että agentti auttaa työvuorojen suunnittelussa noudattaen yrityksen työaikasääntöjä ja -käytäntöjä. Agentin tehtävänä on myös vastata työntekijöiden kysymyksiin heidän omista työvuoroistaan sekä ilmoittaa esihenkilöille mahdollisista ongelmatilanteista.
Vaihe 3: Yhdistä tietolähteet
Seuraavaksi liitä agenttiisi yrityksen tietolähteet:
- Lisää yrityksesi SharePoint-sivuston osoite tai valitse tarkat kansiot.
- Lataa kaikki tarvittavat PDF- ja Word-dokumentit suoraan Copilot Studioon.
- Lisää tarvittaessa myös julkisia verkkosivuja, joista löytyy olennaista tietoa esimerkiksi Työehtosopimuksista.
Kirjoita jokaiselle lähteelle lyhyt ja ytimekäs kuvaus, joka auttaa tekoälyä löytämään oikeat tiedot ja parantaa vastausten tarkkuutta.
Vaihe 4: Generatiivisten vastausten määrittely
Määrittele generatiiviset vastaukset niin, että agentti käyttää ensisijaisesti yrityksen omia sisäisiä dokumentteja ja tietolähteitä. Tämä varmistaa vastausten tarkkuuden ja oikeellisuuden. Anna myös ohjeistus siitä, miten agentti toimii tilanteissa, joissa tieto on ristiriitaista tai puutteellista: agentti voi esimerkiksi ilmoittaa asiasta käyttäjälle tai eskaloida tilanteen takaisin ihmistyöntekijälle tarvittaessa.
Vaihe 5: Toimintojen (flows) integrointi
Hyödynnä Copilot Studion mahdollisuuksia integroida erilaisia automaatioita työvuoroagenttiin. Esimerkiksi voit toteuttaa automaattisen työvuoroluonnoksen, joka muodostetaan muutamaa päivää ennen työvuorojen julkaisua.
Agentti voi myös ottaa automaattisesti huomioon lomat ja poissaolot työvuoroja laatiessaan sekä antaa työntekijöille mahdollisuuden pyytää vuoronvaihtoja suoraan agentilta. Lisäksi voit rakentaa automaation, jossa agentti tiedustelee työvuorotoiveita työntekijöiltä.
Näillä toimilla työvuoroagentti tehostaa yrityksen työvuorosuunnittelua, säästää aikaa ja parantaa sekä esihenkilöiden että työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Vaihe 6: Agentin testaus ja julkaisu
Kun olet rakentanut agentin, testaa se perusteellisesti Copilot Studion Activity map -toiminnon avulla. Kun olet tyytyväinen tulokseen, julkaise agentti valitsemallesi alustalle, kuten Teamsiin tai yrityksen intranetiin SharePointissa. Voit nyt julkaista sen kaikille, joiden on suunniteltava työvuoroja.
Vaihe 7: Käytön ja kulutuksen seuranta
Agentin julkaisun jälkeen on tärkeää seurata sen käyttöä. Copilot Studiosta löydät analytiikkatyökalut, joiden avulla voit tarkistaa agentin käyttömäärät ja siihen liittyvät kustannukset (Copilot Creditit). Voit myös asettaa tarvittavia käyttörajoituksia ja hälytyksiä varmistaaksesi, että kulut pysyvät hallinnassa.
Käytännön neuvoja
- Aloita agentin käyttö pienimuotoisella pilotilla. Kerää kokemuksia ja käyttäjäpalautetta.
- Ole valmis muokkaamaan ja päivittämään agenttia käyttäjäpalautteen pohjalta.
- Kouluta henkilökuntaa käyttämään agenttia aktiivisesti ja rohkaise avoimeen palautteeseen sen toiminnasta.
Kustannusten hallinta
Copilot Studion käytöstä syntyy kustannuksia, jotka vaihtelevat käyttötavan mukaan. Kustannusten hallinnassa kannattaa hyödyntää olemassa olevia Microsoft 365 Copilot -lisenssejä, sillä monet toiminnot kuuluvat lisenssiin ilman lisäkustannuksia.
Jos käyttöaste vaihtelee tai on epävarma, Pay-as-you-go (PAYG) -malli tarjoaa kustannustehokkuutta, sillä maksat vain toteutuneesta käytöstä. Mikäli käyttö on säännöllistä ja ennustettavaa, prepaid-paketit voivat olla kustannustehokkaampia.
Kustannusten hallinnan keskeinen väline on Copilot Studion analytiikka, joka tarjoaa reaaliaikaista tietoa kulutuksesta. Seuraa tätä analytiikkaa aktiivisesti ja aseta tarvittaessa kulutusrajoja.
Tietoturva
Tietoturva on keskeinen osa tekoälyagentin käyttöönottoa ja jatkuvaa käyttöä. Käytä Data Loss Prevention (DLP) -asetuksia varmistaaksesi, että agentti saa yhteyden vain välttämättömiin tietolähteisiin ja palveluihin.
Lisäksi varmista, että kaikki agentin käyttämä tieto sijaitsee sopivassa maantieteellisessä sijainnissa GDPR-säännösten mukaisesti. Käytä Microsoft Purview -palvelua agentin tuottaman datan hallintaan ja eDiscoveryyn, jotta organisaatiosi pystyy hallitsemaan tiedon löydettävyyttä ja tietosuojaa.
Jatkuva kehitys ja ylläpito
Tekoälyagentin onnistunut käyttöönotto ei pääty ensimmäiseen julkaisuun, vaan vaatii jatkuvaa seurantaa ja kehittämistä. Kerää työntekijöiltä säännöllisesti palautetta agentin toiminnasta ja tee sen perusteella tarvittavat muutokset nopeasti. Kouluta työntekijöitä aktiivisesti käyttämään agenttia ja pidä ohjeet ajan tasalla.
Copilot Studion tarjoama analytiikka auttaa tunnistamaan kehityskohteet ajoissa. Seuraa myös aktiivisesti Microsoftin julkaisemia päivityksiä ja ota uudet ominaisuudet käyttöön, jotta agenttisi pysyy ajantasaisena ja tehokkaana.
Ala rakentamaan tekoälyagentteja!
Copilot Studio mahdollistaa tekoälyratkaisujen tehokkaan ja hallitun käyttöönoton organisaatiossasi. Se on yllättävän helppokäyttöinen ja verrattain edullinen. Voit parantaa merkittävästi Co-Pilotin hyödyllisyyttä, kun räätälöit sitä yhä itsenäisemmäksi agentiksi ja näin yrityksenne saa merkittävää kilpailuetua.
Jos olet vielä opiskelija, on Copilot Studion osaaminen kovaa valuuttaa lähivuosien työmarkkinoilla. Kaikki lähtee motivaatiosta opiskella uutta ja ottaa uusia työtapoja käyttöön tehokkaammin. Copilot Studion osaajia ei vielä ole monia ja sinä voit olla yksi ensimmäisistä!